Persónuverndarstefna Samfylkingarinnar – jafnaðarmannaflokks Íslands

1. Um stefnu þessa

Samfylkingunni – jafnaðarmannaflokki Íslands er umhugað um réttindi einstaklinga er varða skráningu og vinnslu persónuupplýsinga. Samfylkingin leggur áherslu á að allar persónuupplýsingar séu meðhöndlaðar með lögmætum, sanngjörnum og gagnsæjum hætti.

Persónuverndarstefna Samfylkingarinnar er sett í samræmi við ákvæði laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, og Evrópureglugerð 2016/679 („GDPR“) um vernd einstaklinga á því sviði.

Í stefnunni kemur fram í hvaða tilgangi persónuupplýsingum er safnað og hvernig þær eru varðveittar, með hvaða hætti flokkurinn nýtir sér slíkar upplýsingar, hvert upplýsingunum kunni að vera miðlað og með hvaða hætti gætt sé að öryggi þeirra.

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings.

2. Tilgangur

Samfylkingin er stjórnmálaflokkur, þ.e. frjáls félagasamtök, sem stofnaður var um tiltekin stefnumál, hugmyndafræði og skoðanir, en ein af forsendum lýðræðis er að frjáls starfsemi stjórnmálasamtaka fái að þrífast. Nauðsynlegt er fyrir stjórnmálasamtök að skrá og vinna persónuupplýsingar í starfi sínu, m.a. í þeim tilgangi að halda utan um félagaskrár og réttindi og skyldur félaga, og miðla upplýsingum til flokksfélaga og eftir atvikum annarra.

Tilgangur Samfylkingarinnar með skráningu og vinnslu persónuupplýsinga er að flokkurinn geti efnt skyldur sínar og rækt hlutverk sitt samkvæmt lögum flokksins og landslögum, gagnvart flokksmönnum, starfsmönnum og þeim sem hann á í viðskiptasambandi við.

Persónuupplýsingar í vörslu flokksins eru ekki nýttar í öðrum tilgangi en þeim sem þeirra var aflað til.

3. Ábyrgð

Samfylkingin – jafnaðarmannaflokkur Íslands, Hallveigarstíg 1, 101 Reykjavík, kt. 690199-2899, er ábyrgðaraðili þeirra persónuupplýsinga sem veittar eru flokknum og flokkurinn hefur aflað sér.

Samfylkingin hefur skipað persónuverndarfulltrúa sem hægt er að hafa samband við með því að senda tölvupóst á [email protected] eða bréflega á framangreint heimilisfang.

Persónuverndarstefna þessi er kynnt öllum starfsmönnum flokksins, sem jafnframt undirrita trúnaðaryfirlýsingu.

4. Upplýsingar

Samfylkingin aflar og vinnur með persónuupplýsingar um flokksmenn, skráða stuðningsmenn, starfsmenn og þá sem flokkurinn á í viðskiptasambandi við. Flokkurinn safnar einungis þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru til að flokkurinn geti sinnt skyldum sínum gagnvart framangreindum aðilum.

Að meginstefnu til aflar Samfylkingin persónuupplýsinga beint frá flokksmönnum, skráðum stuðningsmönnum, starfsmönnum eða þeim sem hann á í viðskiptasambandi við. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum, t.d. þjóðskrá, stjórnvöldum og fyrirtækjum.

Samfylkingunni er annt um að koma stefnumálum og starfsemi sinni á framfæri. Slík miðlun upplýsinga byggir á í mörgum tilvikum á beinu sambandi við einstaklinga. Sú vinnsla persónuupplýsinga sem snýr að flokksmönnum og skráðum stuðningsmönnum þjónar þeim megintilgangi að koma upplýsingum áleiðis og auðvelda þátttöku í starfi flokksins.

Til að tryggja áreiðanleika þeirra upplýsinga sem flokkurinn varðveitir eru þær uppfærðar eftir þörfum, t.d. með því að samkeyra upplýsingar við þjóðskrá.

Ólíkra upplýsinga kann að vera aflað eftir því hvers eðlis samband einstaklings er við flokkinn. Hér að neðan má nálgast yfirlit yfir þær persónuupplýsingar sem flokkurinn kann að afla og í hvaða tilgangi þær kunna að vera varðveittar.

Upplýsingum um nöfn, kennitölu, heimilisföng, netföng og símanúmer er ekki deilt með þriðja aðila nema það sé óhjákvæmilegt í þágu þess tilgangs sem að ofan er lýst.

4.1. NAFN. Samfylkingin heldur skrá um nöfn þeirra sem eru aðilar að flokknum í gegn um einstök aðildarfélög hans, og um stuðningsmenn sem ekki eiga formlega aðild að flokknum. Jafnframt er haldin skrá um þau sem eru í styrktarmannakerfi, greiða félagsgjöld og um þau sem gegna trúnaðarstörfum fyrir flokkinn, auk starfsmanna hans.

4.2. KENNITALA. Kennitala fylgir að jafnaði skráðu nafni einstaklings. Upplýsingarnar eru einkum nýttar til þess að aðgreina þá sem bera sömu nöfn hvern frá öðrum. Kennitölur eru jafnframt notaðar til að afla upplýsinga um aldur flokksfélaga. Auk þess eru þær notaðar sem einkvæmt auðkenni til að sækja reglulega uppfærslu í þjóðskrá á skráðu lögheimili og öðrum upplýsingum sem þjóðskrá geymir, svo sem nafni. Kennitölur eru jafnframt nýttar til þess að fá upplýsingar um hverjir eru bannmerktir í þjóðskrá og/eða símaskrá og eins til að finna og uppfæra símanúmer hjá þeim sem ekki eru bannmerktir í aðdraganda kosninga.

4.3. HEIMILISFANG OG PÓSTNÚMER. Upplýsingar um heimilisfang og póstnúmer fylgja að jafnaði kennitölu og eru nýttar til þess að skrá flokksfélaga í rétt félög innan flokksins. Þá eru þær notaðar til að koma áleiðis upplýsingum í bréfpósti til flokksmanna og skráðra stuðningsmanna varðandi flokksstarfið. Póstnúmer og eftir atvikum heimilisföng eru notuð til að staðsetja einstaklinga í sveitarfélög og kjördæmi, en af staðsetningu ræðst m.a. réttur til aðildar að staðbundnum flokksfélögum, kjörgengi í viðkomandi félögum og í staðbundnum ráðum, og réttur til þátttöku í prófkjörum í aðdraganda sveitarstjórnarkosninga og alþingiskosninga.

4.4 NETFANG. Netföng eru notuð í þeim tilgangi að senda upplýsingar til flokksfélaga og skráðra stuðningsmanna í tölvupósti, svo sem um viðburði, fundi, skilaboð frá forystu, fjáröflun, stefnumál og aðrar fréttir úr flokksstarfinu, auk hvatningar í kosningabaráttu. Haldið er utan um netföng þeirra sem veitt hafa fyrir því heimild. Flokksfélagar og skráðir stuðningsmenn geta hvenær sem er afþakkað frekari tölvupóst frá flokknum með því að koma beiðni þar um á framfæri við skrifstofu flokksins.

4.5. SÍMANÚMER. Símanúmer eru notuð í þeim tilgangi að miðla upplýsingum til flokksfélaga og skráðra stuðningsmanna í símtölum eða með smáskilaboðum, svo sem um viðburði, fundi, skilaboð frá forystu, fjáröflun, stefnumál og aðrar fréttir úr flokksstarfinu, auk hvatningar í kosningabaráttu. Haldið er utan um símanúmer þeirra sem veitt hafa fyrir því heimild. Flokksfélagar og skráðir stuðningsmenn geta hvenær sem er afþakkað frekari símtöl og smáskilaboð frá flokknum með því að koma beiðni þar um á framfæri við skrifstofu flokksins.

4.6. MEÐHÖNDLUN FLOKKSSKRÁR. Aðild einstaklinga að Samfylkingunni er samkvæmt lögum flokksins í gegn um þau fjölmörgu félög sem aðild eiga að flokknum. Aðildarfélög eru ýmist staðbundin eða starfandi á landsvísu. Auk aðildarfélaga geta flokksmenn átt aðild að landssamböndum. Samfylkingin heldur úti miðlægri flokksskrá þar sem varðveittar eru upplýsingar um alla flokksmenn, aðildarfélags- og landssambandaskráningu þeirra, um trúnaðarstörf fyrir félag og/eða flokkinn, og upplýsingar er tengjast fjáröflun, svo sem um félagsgjöld og aðild að styrktarmannakerfi. Þá eru stuðningsmenn Samfylkingarinnar, sem ekki eru félagar í flokknum, jafnframt skráðir í miðlæga flokksskrá.

Aðgang að flokksskránni í heild hafa einungis þeir starfsmenn Samfylkingarinnar sem vegna starfa sinna þurfa þess og er henni ekki deilt með þriðja aðila.

Miðlæg flokksskrá geymir upplýsingar um félagatal hvers aðildarfélags og landssambands. Aðgang að félagatali hafa einungis formenn og eða sá aðili sem stjórnir tilnefna í lögmætum tilgangi til þess að geta rækt skyldur við félagsmenn, m.a. vegna aðal- og félagsfunda, fjáröflunar, félagsgjalda og annarra samskipta við félagsmenn, þ.m.t. vegna vals á framboðslista í staðbundnum félögum. Eftir atvikum geta flokksmenn í sérstökum trúnaðarstörfum, svo sem fundarstjórar og starfsmenn félagsfunda, auk kjörstjórna og uppstillinganefnda, einnig haft aðgang að félagatali aðildarfélaga og landssambanda.

Stjórnir félaga geta veitt tilteknum hópi félagsmanna takmarkaðan aðgang að úrtaki úr félagatali, sem aðeins er aðgengilegt í húsnæði á vegum flokksins, í þeim tilgangi að miðla upplýsingum til félagsmanna og skráðra stuðningsmanna á svæði staðbundins félags, t.a.m. í aðdraganda alþingis- og sveitarstjórnarkosninga. Þegar slík úrtaksskrá er útbúin koma fram kennitölur, nöfn, heimilisföng, póstnúmer og eftir atvikum símanúmer þeirra einstaklinga sem aðild eiga að félagi eða eru skráðir stuðningsmenn Samfylkingarinnar. Úrtaksskrár eru einungis afhentar gegn undirritun trúnaðaryfirlýsingar, þar sem áréttað er að meðferð þeirra skuli í einu og öllu samræmast persónuverndarstefnu þessari, lögum og reglum flokksins og landslögum.

Félög og landssambönd fá ekki afhent netföng úr flokksskrá, en skrifstofa flokksins sendir fyrir þeirra hönd út skilaboð í tölvupósti á starfssvæði hvers félags eða kjördæmisráðs, samkvæmt beiðni.

Í tengslum við val á framboðslista og kosningar til trúnaðarstarfa innan flokksins geta frambjóðendur fengið aðgang að kjörskrá, þ.e. viðeigandi úrtaki úr flokksskrá, gegn því að undirrita trúnaðaryfirlýsingu um meðferð kjörskrárinnar, sem í felst skuldbinding um að meðferð hennar samræmist í einu og öllu persónuverndarstefnu þessari, lögum og reglum flokksins og landslögum. Við gerð kjörskrár eru netföng undanskilin, en frambjóðendur geta samkvæmt reglum hverju sinni óskað eftir að skrifstofa flokksins sendi út tölvupóst fyrir sína hönd á þau sem eru á kjörskrá og hafa ekki hafnað tölvupóstsendingum.

5. Persónuvernd á vefsíðu

Vefsíða Samfylkingarinnar www.xs.is er öllum opin.

Á vefsíðu Samfylkingarinnar eru hlekkir þar sem vísað er á vefsíður utan www.xs.is. Samfylkingin hefur ekki stjórn á þeim síðum og ber ekki ábyrgð á þeim.

6. Upplýsingaöryggi

Samfylkingin leggur áherslu á öryggi og trúnað í meðferð persónuupplýsinga og að koma í veg fyrir óheimilan aðgang að upplýsingum í vörslu flokksins. Flokkurinn beitir viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að vernda persónuupplýsingar, með sérstöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að verjast því að persónuupplýsingar glatist eða breytist fyrir slysni, og beinast gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra. Samfylkingin stýrir t.a.m. aðgangi að upplýsingakerfum flokksins í þessum tilgangi.

Samfylkingin deilir ekki persónuupplýsingum með fyrirtækjum, stofnunum eða einstaklingum nema flokknum sé skylt samkvæmt lögum að afhenda persónuupplýsingar, t.a.m. til eftirlitsstofnana, löggæsluyfirvalda eða annarra aðila sem hafa heimild samkvæmt lögum til að móttaka slíkar upplýsingar.

Flokknum er heimilt að miðla persónuupplýsingum til vinnsluaðila sem er þjónustuveitandi eða verktaki á vegum flokksins, sbr. 25. gr. laga nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga. Á það m.a. um þá aðila sem halda utan um örugga geymslu gagna fyrir flokkinn, veita kerfislausnir varðandi flokksskrá og bókhald, aðila sem veita flokknum upplýsingatækniþjónustu og aðra þjónustu sem tengist vinnslu og er hluti af rekstri flokksins og nauðsynleg í þeim tilgangi að hann geti rækt hlutverk sitt og skyldur gagnvart félagsmönnum, skráðum stuðningsmönnum, starfsmönnum og þeim sem hann á í viðskiptasambandi við. Vinnsluaðili fær einungis aðgang að persónuupplýsingum svo fremi að trúnaður ríki um gögnin, þeim sé eytt að vinnslu lokinni, og þær einungis nýttar í þeim tilgangi sem þeim er miðlað og meðferð þeirra hagað í samræmi við lög og reglur.

7. Varðveisla upplýsinga

Samfylkingin varðveitir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er í samræmi við tilgang og markmið vinnslu hverju sinni.

8. Réttindi hinna skráðu

Einstaklingur á rétt á að vita hvort Samfylkingin vinni með persónuupplýsingar um þá eða ekki. Einstaklingur getur farið fram á að fá aðgang að persónuupplýsingum sínum og við ákveðnar aðstæður látið leiðrétta þær, eyða þeim eða takmarkað vinnslu þeirra. Einnig á viðkomandi rétt á að andmæla vinnslu og fara fram á að gögn hans séu flutt. Til að fá framangreindar upplýsingar ber að hafa samband við persónuverndarfulltrúa Samfylkingarinnar á [email protected]

Öllum er frjálst að skrá eða afskrá sig á póstlista Samfylkingarinnar, til dæmis með þar til gerðum hlekk á vefsíðu Samfylkingarinnar. Möguleiki til skráningar af póstlista er til staðar neðst í fréttapóstum.

Þá hefur einstaklingur rétt á að bera upp spurningar við Persónuvernd um stefnu þessa og það hvernig flokkurinn vinnur með persónuupplýsingar. Enn fremur er hægt að leggja fram kvörtun til Persónuverndar ef eitthvað þykir athugavert við meðferð flokksins á persónuupplýsingum.

Ef upp koma aðstæður þar sem flokkurinn getur ekki orðið við beiðni um upplýsingar mun flokkurinn leitast við að útskýra hvers vegna svo sé.

9. Breytingar á persónuverndarstefnu

Framkvæmdastjórn Samfylkingarinnar er heimilt að breyta þessari persónuverndarstefnu hvenær sem er og taka slíkar breytingar gildi án fyrirvara. Slíkar breytingar kunna t.d. að vera gerðar til að samræma persónuverndarstefnuna við gildandi lög og reglur er varða persónuvernd hverju sinni eða vegna breytinga á því hvernig flokkurinn vinnur með persónuupplýsingar.

Allar breytingar á stefnunni verða birtar á vefsíðu flokksins: www.xs.is.

Persónuverndarstefna Samfylkingarinnar – jafnaðarmannaflokks Íslands var birt 9. október 2018.