Skilmálar vegna skráningar í Samfylkinguna – jafnaðarmannaflokk Íslands

Samfylkingin – jafnaðarmannaflokkur Íslands er stofnaður um tiltekin stefnumál og skoðanir, en ein af forsendum lýðræðis er að frjáls starfsemi um stjórnmálaskoðanir fái að þrífast. Af þeirri ástæðu njóta stjórnmálaflokkar stjórnskipulegrar verndar sem sérstaklega mikilvægar félagagerðir í lýðræðisríki. Með aðild að flokknum er tekið undir grundvallarsjónarmið hans. Samfylkingunni er umhugsað um að upplýsa flokksmenn um það sem er að gerast á vettvangi flokksins og stendur því fyrir víðtækri upplýsingamiðlun til flokksfélaga sinna. Jafnan felur aðild í sér að flokkur og flokksmaður eigi í samskiptum, m.a. um stefnumál, fundi, framboð, kosningar, fjármál auk annars sem tengist starfsemi flokksins.

Með samþykkt skilmála þessa við umsókn um aðild að Samfylkingunni – jafnaðarmannaflokki Íslands undirgengst umsækjandi skilmála þá sem settir eru fram í þessu skjali um öflun varðveislu og vinnslu persónuupplýsinga í þeim tilgangi sem að neðan er lýst. Bent skal þó á, að þegar sótt er um aðid, verða menn að samþykkja sérstaklega að flokkurinn hafi heimild til að eiga samskipti við félagsmanninn með tölvupósti eða í gegnum síma.

Þær persónuupplýsingar sem gefnar eru upp við skráningu í flokkinn eru vistaðar á skrifstofu hans. Til að tryggja áreiðanleika eru þær uppfærðar eftir þörfum, t.d. með samkeyrslu við þjóðskrá.

Hér að neðan er yfirlit yfir upplýsingar sem flokkurinn kann að afla um flokksmenn og í hvaða tilgangi þessar upplýsignar eru varðveittar.

4.1. NAFN. Samfylkingin heldur skrá um nöfn þeirra sem eru aðilar að flokknum í gegn um einstök aðildarfélög hans, og um stuðningsmenn sem ekki eiga formlega aðild að flokknum. Jafnframt er haldin skrá um þau sem eru í styrktarmannakerfi, greiða félagsgjöld og um þau sem gegna trúnaðarstörfum fyrir flokkinn, auk starfsmanna hans.

4.2. KENNITALA. Kennitala fylgir að jafnaði skráðu nafni einstaklings. Upplýsingarnar eru einkum nýttar til þess að aðgreina þá sem bera sömu nöfn hvern frá öðrum. Kennitölur eru jafnframt notaðar til að afla upplýsinga um aldur flokksfélaga. Auk þess eru þær notaðar sem einkvæmt auðkenni til að sækja reglulega uppfærslu í þjóðskrá á skráðu lögheimili og öðrum upplýsingum sem þjóðskrá geymir, svo sem nafni. Kennitölur eru jafnframt nýttar til þess að fá upplýsingar um hverjir eru bannmerktir í þjóðskrá og/eða símaskrá og eins til að finna og uppfæra símanúmer hjá þeim sem ekki eru bannmerktir í aðdraganda kosninga.

4.3. HEIMILISFANG OG PÓSTNÚMER. Upplýsingar um heimilisfang og póstnúmer fylgja að jafnaði kennitölu og eru nýttar til þess að skrá flokksfélaga í rétt félög innan flokksins. Þá eru þær notaðar til að koma

áleiðis upplýsingum í bréfpósti til flokksmanna og skráðra stuðningsmanna varðandi flokksstarfið. Póstnúmer og eftir atvikum heimilisföng eru notuð til að staðsetja einstaklinga í sveitarfélög og kjördæmi, en af staðsetningu ræðst m.a. réttur til aðildar að staðbundnum flokksfélögum, kjörgengi í viðkomandi félögum og í staðbundnum ráðum, og réttur til þátttöku í prófkjörum í aðdraganda sveitarstjórnarkosninga og alþingiskosninga.

4.4 NETFANG. Netföng eru notuð í þeim tilgangi að senda upplýsingar til flokksfélaga og skráðra stuðningsmanna í tölvupósti, svo sem um viðburði, fundi, skilaboð frá forystu, fjáröflun, stefnumál og aðrar fréttir úr flokksstarfinu, auk hvatningar í kosningabaráttu. Haldið er utan um netföng þeirra sem veitt hafa fyrir því heimild. Flokksfélagar og skráðir stuðningsmenn geta hvenær sem er afþakkað frekari tölvupóst frá flokknum með því að koma beiðni þar um á framfæri við skrifstofu flokksins.

4.5. SÍMANÚMER. Símanúmer eru notuð í þeim tilgangi að miðla upplýsingum til flokksfélaga og skráðra stuðningsmanna í símtölum eða með smáskilaboðum, svo sem um viðburði, fundi, skilaboð frá forystu, fjáröflun, stefnumál og aðrar fréttir úr flokksstarfinu, auk hvatningar í kosningabaráttu. Haldið er utan um símanúmer þeirra sem veitt hafa fyrir því heimild. Flokksfélagar og skráðir stuðningsmenn geta hvenær sem er afþakkað frekari símtöl og smáskilaboð frá flokknum með því að koma beiðni þar um á framfæri við skrifstofu flokksins.

4.6. MEÐHÖNDLUN FLOKKSSKRÁR. Aðild einstaklinga að Samfylkingunni er samkvæmt lögum flokksins í gegn um þau fjölmörgu félög sem aðild eiga að flokknum. Aðildarfélög eru ýmist staðbundin eða starfandi á landsvísu. Auk aðildarfélaga geta flokksmenn átt aðild að landssamböndum. Samfylkingin heldur úti miðlægri flokksskrá þar sem varðveittar eru upplýsingar um alla flokksmenn, aðildarfélags- og landssambandaskráningu þeirra, um trúnaðarstörf fyrir félag og/eða flokkinn, og upplýsingar er tengjast fjáröflun, svo sem um félagsgjöld og aðild að styrktarmannakerfi. Þá eru stuðningsmenn Samfylkingarinnar, sem ekki eru félagar í flokknum, jafnframt skráðir í miðlæga flokksskrá.

Aðgang að flokksskránni í heild hafa einungis þeir starfsmenn Samfylkingarinnar sem vegna starfa sinna þurfa þess og er henni ekki deilt með þriðja aðila.

Miðlæg flokksskrá geymir upplýsingar um félagatal hvers aðildarfélags og landssambands. Aðgang að félagatali hafa einungis formenn og eða sá aðili sem stjórnir tilnefna í lögmætum tilgangi til þess að geta rækt skyldur við félagsmenn, m.a. vegna aðal- og félagsfunda, fjáröflunar, félagsgjalda og annarra samskipta við félagsmenn, þ.m.t. vegna vals á framboðslista í staðbundnum félögum. Eftir atvikum geta flokksmenn í sérstökum trúnaðarstörfum, svo sem fundarstjórar og starfsmenn félagsfunda, auk kjörstjórna og uppstillinganefnda, einnig haft aðgang að félagatali aðildarfélaga og landssambanda.

Stjórnir félaga geta veitt tilteknum hópi félagsmanna takmarkaðan aðgang að úrtaki úr félagatali, sem aðeins er aðgengilegt í húsnæði á vegum flokksins, í þeim tilgangi að miðla upplýsingum til félagsmanna og skráðra stuðningsmanna á svæði staðbundins félags, t.a.m. í aðdraganda alþingis- og sveitarstjórnarkosninga. Þegar slík úrtaksskrá er útbúin koma fram kennitölur, nöfn, heimilisföng, póstnúmer og eftir atvikum símanúmer þeirra einstaklinga sem aðild eiga að félagi eða eru skráðir stuðningsmenn Samfylkingarinnar. Úrtaksskrár eru einungis afhentar gegn undirritun trúnaðaryfirlýsingar, þar sem áréttað er að meðferð þeirra skuli í einu og öllu samræmast persónuverndarstefnu þessari, lögum og reglum flokksins og landslögum.

Félög og landssambönd fá ekki afhent netföng úr flokksskrá, en skrifstofa flokksins sendir fyrir þeirra hönd út skilaboð í tölvupósti á starfssvæði hvers félags eða kjördæmisráðs, samkvæmt beiðni.

Í tengslum við val á framboðslista og kosningar til trúnaðarstarfa innan flokksins geta frambjóðendur fengið aðgang að kjörskrá, þ.e. viðeigandi úrtaki úr flokksskrá, gegn því að undirrita trúnaðaryfirlýsingu um meðferð kjörskrárinnar, sem í felst skuldbinding um að meðferð hennar samræmist í einu og öllu persónuverndarstefnu þessari, lögum og reglum flokksins og landslögum. Við gerð kjörskrár eru netföng undanskilin, en frambjóðendur geta samkvæmt reglum hverju sinni óskað eftir að skrifstofa flokksins sendi út tölvupóst fyrir sína hönd á þau sem eru á kjörskrá og hafa ekki hafnað tölvupóstsendingum.

Megintilgangurinn með öflun og vinnslu persónuupplýsinga er að flokkurinn geti efnt skyldur sínar og rakt hlutverk sitt gagnvart flokksmönnum. Upplýsingarnar eru ekki nýttar í öðrum tilgangi en þeirra var aflað til.

Almenn lýsing á öflun og vinnslu persónuupplýsinga er sett fram í persónuverndarstefnu Samfylkingarinnar – jafnaðarmannaflokks Íslands, sem hægt er að nálgast hér og skoðast hún sem hluti skilmála þessa.

Samfylkingin – jafnaðarmannaflokkur Íslands hvetur alla sem óska eftir aðild af flokknum að kynna sér stefnuna vel.